5 Slimme tips om HSP’s effectief te laten vergaderen

hsp vergaderen‘Normaal’ vergaderen werkt niet voor hoogsensitieve personen (HSP’s). Hoe dan wel? 5 Slimme tips om HSP’s effectief te laten vergaderen.

HSP’s kunnen veel voor een organisatie betekenen

Elke organisatie bestaat tot 20% uit HSP’s. Een HSP verwerkt zintuiglijke prikkels dieper en pikt daardoor een schat aan informatie op. Dat biedt vele voordelen: zo denken HSP’s grondig over zaken na, ze denken vaak erg creatief en ze zijn in aanleg zeer empathisch.

Als organisaties hiervan willen profiteren, dan zullen zij HSP’s goed moeten inzetten. Zo is een rustige werkplek een absolute must voor een HSP. Maar ook de manier waarop we vergaderen kan beter.

Waarom werkt ‘normaal’ vergaderen niet?

Laten we eerst kijken waarom de gebruikelijke manier van vergaderen voor HSP’s niet werkt. Een vergadering verloopt in de meeste organisaties – plat gezegd – als volgt: de voorzitter opent de vergadering, je doet je woordje, je luistert naar wat collega’s te zeggen hebben en reageert daar direct op. Dit gaat een poosje zo door en dan is de vergadering afgelopen. De aanwezigen zijn ‘klaar’ met wat besproken is en ze kruipen weer achter hun bureau of hollen naar een volgende bespreking.

Een HSP ervaart een vergadering anders. Vanaf het moment dat het overleg begint, krijgt hij namelijk vele indrukken te verwerken. Hij zal daarom vaak stil zijn en in de optiek van sommigen teruggetrokken of traag van begrip lijken, maar dit is slechts schijn. De HSP luistert en observeert op dat moment. Meestal zal hij niet de boventoon in het gesprek voeren, want hij zal eerst alles grondig willen overdenken voordat hij een antwoord geeft.

Maar voordat alle informatie goed en wel is verwerkt, is de discussie op een ander punt aanbeland. Of de vergadering is alweer voorbij. Dat is natuurlijk zonde, want de goed doordachte bijdrage van een HSP kan nét het antwoord zijn waarnaar de organisatie op zoek is!

Gelukkig valt hier iets aan te doen. Hieronder volgen 5 slimme tips om HSP’s effectief te laten vergaderen.

Tip #1: Maak een agenda

Maak een agenda en stuur die ruim van tevoren naar de deelnemers. Hierin staat wat jullie gaan bespreken en waarom. Bespreek je een item ter kennisgeving? Wil je tot een besluit komen? Meningen peilen? Of hoop je dat de genodigden nieuwe ideeën aandragen? De HSP’s (en ook niet-HSP’s) kunnen zich zo in alle rust voorbereiden op wat er besproken gaat worden.

Doe dit ook als de bijeenkomst een brainstorm betreft. Het is een fabeltje dat voor brainstormsessies geen voorbereiding nodig is. Zeker HSP’s krijgen de beste ideeën op rustige momenten, niet als ze in een bijeenkomst zitten waarin veel op hun afkomt.

Tip #2: Vergader in de ochtend

Natuurlijk heeft iedereen zo z’n persoonlijke voorkeuren als het gaat om het tijdstip van vergaderen. Toch adviseer ik vanuit het oogpunt van de HSP: plan een vergadering vóór de lunchpauze. Overleggen vergen namelijk zeer veel energie van hoogsensitieve werknemers. Ze doen talloze indrukken op, ze overdenken die vervolgens diep en dan moeten ze ook nog eens hun zegje doen.

Wanneer je in de ochtend vergadert, zullen HSP’s daarna nog kwiek en fris genoeg zijn om ook hun overige werkzaamheden te doen. Daarentegen zijn ze aan het eind van de middag vaak al te vermoeid om óók nog een ‘slopende’ vergadering in te gaan.

Tip #3: Houd het kort

In aansluiting op de vorige tip: houd het overleg kort. Vergader nooit langer dan een uur aan één stuk door. Duurt de vergadering langer? Las dan een pauze in zodat de deelnemers op adem kunnen komen.

Tip #4: Vraag of er nog reacties zijn

Wees er als voorzitter van de vergadering attent op dat alle deelnemers hun woordje kunnen doen. Ga er niet zomaar vanuit dat degenen die iets willen zeggen wel van zich zullen laten horen. Veel HSP’s zijn introvert en vinden het vervelend om in een groep de aandacht op zichzelf te vestigen. Las daarom regelmatig momenten in waarop je vraagt of er nog vragen of opmerkingen zijn.

Tip #5: Bied de mogelijkheid om na afloop te reageren

Ook na afloop van de vergadering zullen bij HSP’s de ideeën te binnen schieten. (En ideeën zijn net als wijn: de exemplaren die hebben kunnen rijpen zijn meestal de beste.) Houd hier rekening mee door na afloop van de vergadering nog enige tijd te bieden waarin de deelnemers op de besproken zaken kunnen reageren, bijvoorbeeld per e-mail. Je zult merken dat met deze ingreep de kwaliteit van vergaderen – en de resultaten ervan – enorm zal verbeteren.

Benieuwd wat organisaties verder kunnen doen om de kwaliteiten van HSP’s te benutten? In mijn boek De Hoogsensitieve Werknemer lees je meer tips en adviezen. Bestel hier het boek.

Pieter Offermans (1982) is auteur, blogger en hoogsensitief werknemer. Hij voltooide een letterenstudie aan de Radboud Universiteit en heeft sindsdien in diverse organisaties gewerkt. Op zijn website De Hoogsensitieve Werknemer schrijft hij over HSP & werk.

Deel dit bericht:
Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone