Het open kantoor: 5 mythes & de gruwelijke waarheid

open kantoor

Onderzoeken bewijzen het: het open kantoor is een slechte werkplek. Mensen die één grote ruimte delen met anderen raken vaker afgeleid – en zijn daardoor minder productief, meer gestrest, vaker ziek en minder tevreden over de contacten met collega’s.

Je zou denken dat bedrijven daarom massaal hun open kantoren afbreken. Maar het tegendeel is waar. Ze lijken er zelfs erg tevreden over te zijn.

Hoe kan dat? Ik denk dat dit komt omdat er diepgewortelde mythes bestaan over dit kantoortype.

Laten we de 5 grootste mythes (en de gruwelijke waarheid) over het open kantoor eens onder de loep nemen.

Mythe #1: ‘Een open kantoor bespaart kosten.’

Ze zullen het niet graag toegeven, maar meestal kiezen bedrijven voor een open kantoor om kosten te besparen. Muren nemen ruimte in beslag en elke vierkante meter kost een bedrijf geld. Sloop de muren en je kunt zoveel mogelijk werknemers stallen tegen een zo laag mogelijke huur.

Een lagere huur klinkt aantrekkelijk. Maar bedrijven beseffen niet welke prijs ze daar uiteindelijk voor betalen. Onderzoekers concluderen namelijk keer op keer dat werknemers veel last ondervinden van het alomtegenwoordige lawaai en het gebrek aan privacy in het open kantoor. Dat is niet alleen vervelend voor het personeel, maar het kost het bedrijf ook geld.

Een open kantoor zorgt voor minder productiviteit en meer ziekteverzuim

De schattingen over productiviteitsverlies door de voortdurende afleiding in het open kantoor lopen uiteen. Een gematigde schatting gaat uit van 86 minuten per werknemer per dag. Een andere schatting zegt dat 28% van de werktijd verloren gaat aan onderbrekingen. Bovendien maken afgeleide werknemers 50% meer fouten en doen ze twee keer langer over een taak.

Ook de verzuimcijfers liegen er niet om. Medewerkers in een open kantoor ervaren aanzienlijk meer stress en hebben 62% meer ziektedagen dan werknemers die in afzondering kunnen werken.

Kort gezegd: bedrijven met een open kantoor leveren minder en slechter werk af, en ze betalen zich onnodig blauw aan verzuimkosten. Een open kantoor is dus niet goedkoop, het is peperduur!

Mythe #2: ‘Een open kantoor zorgt voor betere samenwerking.’

Een veelgehoord argument om te kiezen voor het open kantoor is dat het zou zorgen voor een betere samenwerking tussen collega’s. Stop mensen samen in één ruimte en ze moeten wel tot gemeenschappelijke successen komen, zo denkt men.

Maar dat je samen op een kluitje zit, wil nog niet zeggen dat je beter met elkaar samenwerkt. Integendeel: de hele dag verplicht op elkaars lip zitten, is het perfecte recept voor stress en conflicten. Luidruchtige collega’s, voortdurend aan je jasje worden getrokken, ruzies over de stand van de verwarming: ze komen in elk open kantoor voor.

Ook de communicatie tussen collega’s lijdt eronder. Zeker, omdat je zo dicht op elkaar zit, kun je iemand snel even aanspreken. Maar omdat privacy in open kantoren niet bestaat, is elk gesprek per definitie openbaar.

Dat is niet alleen hinderlijk voor de aanwezigen die geconcentreerd willen werken, maar ook vervelend voor de sprekers. Zij weten dat er altijd wel een paar extra oren meeluisteren en passen hun gesprek daarop aan. Het open kantoor leidt dus niet tot spontane of diepgaande interacties; het ontmoedigt ze zelfs.

Medewerkers in een open kantoor zijn minder tevreden over contacten met collega’s

Eén onderzoek volgde een groep werknemers die verhuisden van een gebouw met afzonderlijke ruimtes naar een open kantoor. De medewerkers gaven aan dat de contacten met teamleden aanzienlijk waren verslechterd. Een kwestie van wennen? Nee, want de tevredenheid over de contacten met collega’s was na 6 maanden zelfs nog verder afgenomen.

Een andere groep wetenschappers onderzocht de werkomgeving van 40.000 medewerkers en keek ook naar de tevredenheid over de sociale contacten. Wat bleek? Degenen die konden werken in een eigen kantoortje waren meer tevreden over de interactie met collega’s dan zij die moesten werken in een open kantoor.

Bedrijven die willen dat hun werknemers beter gaan samenwerken, doen er dus goed aan om hun open kantoor vandaag nog af te breken.

Mythe #3: ‘Een zichtbare werknemer is een hardwerkende werknemer.’

Zo’n 200 jaar geleden voltrok zich een revolutie in de architectuur. Men ontdekte dat je gevangenissen, ziekenhuizen, scholen en fabrieken zó kan inrichten dat (bijna) iedereen in het gebouw altijd zichtbaar is. Je noemt zo’n gebouw een panopticum.

Het idee achter het panopticum is dat zichtbaarheid leidt tot meer controle. En meer controle zou weer leiden tot minder fouten, minder corruptie en minder luiheid. Je kunt je voorstellen dat het voor een gevangenisbewaarder of arts reuze makkelijk is om in één oogopslag te zien waar de gevangenen of patiënten zich bevinden. Dan kun je ze beter in de gaten houden en – als dat nodig is – ingrijpen.

Het open kantoor is een modern panopticum. Zet alle werknemers in één grote ruimte en je kunt ze gemakkelijk controleren. Belangrijker nog: de medewerkers controleren ook elkaar. Want als je de hele dag achterover leunt of om 3 uur ‘s middags al naar huis gaat, dan kun je rekenen op commentaar van collega’s.

Een open kantoor zegt: ik vertrouw mijn werknemers niet

Een open kantoor valt daarom niet zelden in de smaak bij bedrijven waar het wantrouwen groot is en de motivatie laag. Hun motto: een zichtbare werknemer is een hardwerkende werknemer. Daaruit volgt dat als je niet zichtbaar bent je per definitie de kantjes er vanaf loopt.

Zo blijkt uit een onderzoek dat 31% van de medewerkers weleens twijfelt of collega’s die ergens anders aan het werk zijn wel echt werken.

Maar ook in een open kantoor wordt natuurlijk tijd verdaan met koffiedrinken of stiekem facebooken. Daarbij hebben we al gezien dat juist in een open kantoor werknemers niet aan productief werken toekomen. Bovendien: managers en directeuren beschikken meestal wél over een afgesloten kantoor. Wil dat soms zeggen dat zij allemaal luie donders zijn?

Fysieke aanwezigheid zegt dus helemaal niets over de daadwerkelijke productiviteit van een medewerker. Bedrijven die hardwerkende werknemers willen, kunnen beter inzetten op intrinsiek motiveren en vertrouwen geven. Want als je je werknemers niet vertrouwt om flexibel te werken, waarom zou je ze dan überhaupt inhuren?

Mythe #4: ‘Het open kantoor is een broedplaats voor creatieve ideeën.’

Stel je eens voor: je staat in de deuropening van een grote zaal. In die zaal zitten tientallen mensen achter hun bureau. Ze tikken driftig op toetsenborden en tegelijkertijd roepen ze waarmee ze bezig zijn. ‘Ik werk aan de Magnolia-account! Heeft iemand nog ideeën voor de X-6?’ Een ander veert meteen op: ‘Toevallig dat je dat zegt, ik werk aan de Fisher-account en heb zojuist een X-6 uitgerold naar een loop. Zullen we even levelen daarover?’

Dit is het beeld dat veel werkgevers en werknemers hebben bij een open kantoor. Het zou een dynamische plek zijn waar je voortdurend wordt gevoed met creatieve ideeën. Ik moet bekennen dat ik dit ook jarenlang heb gedacht, mede doordat hippe tech-bedrijven als Facebook en Google prat gaan op hun reusachtige kantoorruimtes.

Om creatief te kunnen denken is privacy nodig

Maar ook hippe tech-bedrijven kunnen het weleens fout hebben. Zeker, een gesprekje kan je soms op een nieuw idee brengen. En als je bent vastgelopen, kan het soms handig zijn om een collega om advies te vragen.

Maar die gesprekken zijn slechts (kortstondige) momenten in het creatieve proces. Je hoeft echt niet voortdurend op elkaars lip te zitten om tot een goed resultaat te komen. Integendeel zelfs. Studies laten zien dat mensen creatiever zijn als ze privacy hebben en niet voortdurend onderbroken worden. Logisch: als je collega’s je elk uur meermaals onderbreken, dan komt er van het echte denkwerk niets terecht.

Onderzoekers van de Cornell-universiteit stelden een groep mensen 3 uur lang bloot aan het gebruikelijke geluid van een open kantoor. Na afloop bleken de proefpersonen niet alleen meer gestrest te zijn, maar ze deden ook minder moeite om puzzels op te lossen dan wanneer ze in een rustige omgeving hadden gezeten. Met andere woorden: het open kantoor maakte ze minder gemotiveerd en minder creatief.

Als je een omgeving zoekt die de creativiteit stimuleert, dan kun je het open kantoor dus maar beter zo veel mogelijk vermijden.

Mythe #5: ‘Er bestaat geen alternatief voor het open kantoor.’

Sommige bedrijven kennen de gruwelijke waarheid over het open kantoor. Ze weten dat één grote kantoorruimte meer verzuim en minder productiviteit oplevert. Ze zijn zich bewust van de nadelige gevolgen voor de samenwerking en ze beseffen ook dat de creativiteit eronder lijdt.

Toch zullen deze bedrijven het open kantoor niet afbreken. Ze denken namelijk dat ze geen goed alternatief hebben. ‘Een paar jaar geleden zaten onze medewerkers in afzonderlijke kamers en ook dat werkte niet ideaal’, zegt men. ‘Dus moeten we maar roeien met de riemen de we hebben.’

Er bestaan geen trucs om het open kantoor te repareren

Men bedenkt allerlei trucs om toch nog enigszins te kunnen werken in het open kantoor. En laten we eerlijk zijn: die trucs werken gewoon niet. Er worden geluidsabsorberende panelen opgehangen en er wordt zachte vloerbedekking gelegd om het lawaai te beperken. Maar iedereen die ooit in een open kantoor heeft gezeten, weet dat de collega die op 3 meter afstand zit te bellen onverminderd luid hoorbaar is.

Er worden halfhoge schermen geplaatst en glazen muren aangebracht, maar je kunt elkaar nog altijd in de ogen kijken. Gedragsregels moeten de rust in het open kantoor bewaren, maar je kunt onmogelijk verwachten dat mensen 8 uur per dag muisstil en onzichtbaar zijn in elkaars aanwezigheid.

En dan zijn er nog de beruchte oordoppen. Werknemers die gezond en productief willen blijven, krijgen het advies om hun oren dicht te stoppen. Maar oordoppen houden alleen lawaai tegen – en zelfs dát doen ze niet goed.

In mijn loopbaan zat ik op een gegeven moment met oordoppen in én geluiddempende hoofdtelefoon op in het open kantoor. Het hielp niets. Boven mijn nu oorverdovende slikken, kauwen en ademhalen uit hoorde ik – zij het ver weg – nog steeds collega’s praten en telefoons rinkelen. Daarbij zag ik mijn collega’s nog steeds zitten (en zij zagen mij), dus ik had nog steeds even weinig privacy.

Er is wél een alternatief voor het open kantoor

Gelukkig bestaat er wél een alternatief voor het open kantoor. En dat betekent echt niet dat we ons voortdurend thuis of in privékantoren moeten opsluiten.

De sleutel ligt in het aanbieden van een mix van ruimtes. Maak gemeenschappelijke ruimtes waarin collega’s met elkaar aan een taak kunnen werken. Maak een gezellige koffiehoek waar mensen hun ideeën kunnen delen. En bied daarnaast ruim voldoende (!) privéruimtes waar werknemers in alle concentratie hun denkwerk kunnen doen. Sta werknemers toe om dáár te werken waar zij op dat moment behoefte aan hebben.

Zo’n gemengd kantoortype levert een bedrijf veel op: meer productiviteit, meer motivatie, betere samenwerking, meer creativiteit en minder verzuim. Het lijkt mij dat geen enkel bedrijf daar bezwaar tegen heeft.

Pieter Offermans (1982) is auteur, blogger en hoogsensitief werknemer. Hij voltooide een letterenstudie aan de Radboud Universiteit en heeft sindsdien in diverse organisaties gewerkt. In zijn boek De Hoogsensitieve Werknemer laat hij op een nuchtere en praktische manier zien hoe organisaties hun hoogsensitieve medewerkers optimaal kunnen inzetten.

Deel dit bericht:Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on Google+Email this to someone